Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Faktuurtje is een dienst van Kalatech. Voor vragen over dit privacybeleid kun je contact opnemen via info@kalatech.net. Kalatech is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Accountgegevens: e-mailadres, voornaam en achternaam — nodig om je account aan te maken en je te kunnen bereiken.
• Factuurtekst: de natuurlijke taal die je invoert om een factuur te laten genereren. Dit kan bedrijfsnamen, bedragen, data en andere factuurgegevens bevatten.
• Afzendergegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, IBAN en BTW-nummer die je opslaat als standaard afzenderinformatie. Je IBAN wordt alleen opgeslagen als je daar expliciet toestemming voor geeft.
• Klantgegevens: naam, adres, KvK- en BTW-nummer van de ontvangers aan wie jij factureert. Deze bewaren we zodat een volgende factuur aan dezelfde klant meteen klopt.
• Facturen: de opgestelde facturen, factuurregels en de gegenereerde PDF-bestanden.
• Abonnements- en betaalgegevens: je abonnementsvorm en de referenties van je betalingen bij onze betaaldienstverlener. Wij ontvangen of bewaren geen kaartgegevens.
• Technische gegevens: sessiegegevens nodig voor authenticatie via magic links, inclusief het IP-adres en de browserinformatie waarmee een magic link is gebruikt.

Inspreken en delen vanuit andere apps

• Inspreken (microfoon): als je op het microfoonicoon klikt, gebruikt Faktuurtje de spraakherkenning die in je eigen browser zit. Die zet je spraak om in tekst; afhankelijk van je browser gebeurt dat op je apparaat of bij de maker van je browser (bij Chrome is dat Google). De audio bereikt onze servers nooit — wij ontvangen uitsluitend de tekst die daarna in het invoerveld staat, precies alsof je die zelf had getypt. Er wordt geen audio opgeslagen. De microfoon wordt alleen gebruikt zolang jij hem hebt aangezet.
• Delen vanuit een andere app: als je Faktuurtje installeert, kun je vanuit bijvoorbeeld WhatsApp of je e-mailapp een bericht naar Faktuurtje delen. Dat gebeurt alleen wanneer jij die deelactie zelf start. De gedeelde tekst wordt kortstondig in het werkgeheugen bewaard (maximaal 15 minuten), één keer opgehaald om het invoerveld te vullen, en verder niet opgeslagen — tenzij je de factuur daadwerkelijk aanmaakt en opslaat. Faktuurtje leest nooit uit zichzelf mee in je berichten of e-mail.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

4. Delen wij gegevens met derden?

Wij delen gegevens alleen waar dat noodzakelijk is voor de dienstverlening:

• Mistral AI (mistral.ai) — de factuurtekst die je invoert wordt doorgestuurd naar de Mistral AI API om factuurgegevens te herkennen. Mistral AI is een Frans bedrijf (EU) en gebruikt deze gegevens niet voor het trainen van AI-modellen. De verwerking valt volledig binnen de EU/EER.
• Neon (PostgreSQL) — onze database. Hier staan je account, afzendergegevens, klanten, facturen en de gearchiveerde PDF-bestanden. Opslag en back-ups vinden plaats binnen de EU.
• Resend — verstuurt onze e-mail: magic links en facturen die je per e-mail verzendt.
• Mollie — verwerkt betalingen voor betaalde abonnementen. Wij ontvangen geen kaartgegevens.
• KvK (Kamer van Koophandel) — bij het opzoeken van een bedrijf raadplegen wij het openbare Handelsregister. Wij bewaren het resultaat alleen als klantgegeven bij jouw eigen klantenlijst.
• Hostingprovider — de applicatie wordt gehost op beveiligde infrastructuur. Gegevens worden opgeslagen binnen de EU/EER.

De spraakherkenning bij het inspreken loopt niet via ons, maar via je eigen browser — zie paragraaf 2. Wij ontvangen daarbij geen audio.

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden en delen ze niet voor marketingdoeleinden.

5. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

• Accountgegevens: zolang je account actief is. Verwijder je je account, dan worden je persoonsgegevens direct geanonimiseerd.
• Facturen: zeven jaar. Voor facturen geldt de wettelijke fiscale bewaarplicht (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Verwijder je een factuur in de app, dan verdwijnt hij uit je overzicht maar blijft het onderliggende record bestaan tot die termijn is verstreken. Verwijder je je account, dan blijven de factuurrecords eveneens bestaan, maar losgekoppeld van jou als persoon — je hebt er dan zelf geen toegang meer toe. Exporteer je facturen daarom vóórdat je je account verwijdert (Mijn facturen → Exporteren).
• Factuurtekst verwerkt door Mistral AI: niet bewaard na de verwerking. Mistral AI slaat de inhoud niet op voor trainingsdata.
• Ingesproken audio: niet bewaard — de audio bereikt onze servers nooit.
• Tekst gedeeld vanuit een andere app: maximaal 15 minuten in het werkgeheugen, daarna weg.
• Sessielog en technische logs: maximaal 30 dagen voor beveiligings- en debugdoeleinden.

6. Jouw rechten onder de AVG

Je hebt de volgende rechten:

• Inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van jou verwerken.
• Correctie: je kunt onjuiste gegevens laten verbeteren.
• Verwijdering: je kunt vragen om je account en bijbehorende gegevens te verwijderen.
• Beperking: je kunt de verwerking tijdelijk laten beperken.
• Overdraagbaarheid: je kunt jouw gegevens in een machineleesbaar formaat opvragen.
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Verzoeken kun je sturen naar info@kalatech.net. Wij reageren binnen 30 dagen. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Communicatie met de applicatie verloopt via versleutelde verbindingen (HTTPS).

8. Cookies

Faktuurtje gebruikt uitsluitend functionele cookies. Er worden geen tracking- of advertentiecookies gebruikt en er is geen externe analytics-dienst.

• Faktuurtje.Auth — houdt je ingelogd na het gebruiken van een magic link.
• Taalvoorkeur — onthoudt of je de app in het Nederlands of Engels gebruikt.
• Sessie-id — een willekeurig nummer per browsersessie waarmee wij anoniem meten hoeveel bezoekers de stappen in de app doorlopen. Hieraan is geen e-mailadres, IP-adres of factuurinhoud gekoppeld.

Daarnaast kan je browser je bedrijfslogo lokaal opslaan (localStorage), zodat de factuurweergave sneller laadt. Dat blijft op je eigen apparaat.

9. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen ontvang je een melding via e-mail of de applicatie. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op faktuurtje.com/privacy.

10. Contact

Vragen of verzoeken? Neem contact op via info@kalatech.net.